Reisekosten — Definition & Erklärung

Reisekosten sind alle Ausgaben, die dir im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen. Dazu zählen Fahrten, Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten. Dein Arbeitgeber kann dir diese Kosten erstatten, oder du kannst sie in deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen, sofern sie nicht bereits vom Arbeitgeber erstattet wurden. Ziel ist es, dich so zu stellen, als hättest du die Reisekosten nicht gehabt, damit deine Steuerlast nicht durch berufliche Notwendigkeiten erhöht wird.

Wichtig ist, dass die Reise beruflich veranlasst sein muss. Private Reisen oder der Weg zur ersten Tätigkeitsstätte (dein üblicher Arbeitsplatz) fallen nicht unter die Reisekosten. Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten handelt es sich um Tätigkeiten, die außerhalb deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte ausgeübt werden. Dazu gehören Dienstreisen, aber auch Einsätze bei anderen Kunden oder auf Baustellen.

Die Regelungen für die Reisekostenpauschalen werden jährlich angepasst. Für das Jahr 2026 gelten die aktuellen Pauschalen, die du unbedingt kennen solltest, um deine Kosten korrekt geltend zu machen oder erstattet zu bekommen. Dein Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, dir die maximalen Pauschalen zu erstatten, er kann auch geringere Beträge zahlen. Was dein Arbeitgeber dir erstattet, wird dir vom Bruttogehalt abgezogen (lohnsteuerfreie Erstattung), während selbst getragene Kosten als Werbungskosten deine Steuerlast mindern.

Für das Jahr 2026 bleiben die Verpflegungspauschalen voraussichtlich stabil bei 28 Euro für volle Abwesenheitstage (mehr als 24 Stunden) und 14 Euro für An- und Abreisetage, an denen du jeweils mehr als 8 Stunden abwesend warst, aber weniger als 24 Stunden. Für den Weg zur Arbeit greift die Pendlerpauschale, die unabhängig von den Reisekosten ist. Die Kosten für Übernachtungen können mit 20 Euro pro Nacht pauschal angesetzt werden, wenn dein Arbeitgeber dir keine Belege vorlegt und die Kosten nicht explizit erstattet. Alternativ kannst du die tatsächlichen Übernachtungskosten absetzen, was oft höher ausfällt, dann aber entsprechende Belege benötigst.

Fahrkosten kannst du entweder mit der Kilometerpauschale von 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer (0,38 Euro für die ersten 20 km bei Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs für die einfache Wegstrecke zur ersten Tätigkeitsstätte, was hier aber nicht greift) oder mit den tatsächlichen Kosten (z.B. Bahntickets, Flugtickets) ansetzen. Bei Nutzung eines Firmenwagens werden die Reisekosten anders behandelt und sind in der Regel mit der Versteuerung des geldwerten Vorteils abgegolten, sofern sie vom Arbeitgeber übernommen werden. Die Doppelte Haushaltsführung ist ein Sonderfall, bei dem spezielle Regeln für Reisekosten und Umzugskosten gelten.

Die rechtliche Grundlage für die Reisekostenabrechnung bildet das Einkommensteuergesetz (EStG), insbesondere die §§ 4, 9 und 12. Wichtig ist, dass du deine Reisekostenbelege gut aufbewahrst, falls das Finanzamt Nachfragen hat. Dein Arbeitgeber ist verpflichtet, dir die Erstattung korrekt abzurechnen und diese im Lohnkonto zu vermerken. Nicht erstattete Kosten kannst du in deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten unter dem Punkt 'Reisekosten' angeben.